Bí quyết sắp xếp thứ tự khi việc nào cũng quan trọng

Trong một ngày làm việc, mọi người thường ưu tiên công việc theo nhu cầu của người khác, theo “deadline”, hoặc có thể hoàn toàn không theo thứ tự. Trường hợp tương tự cũng thường gặp trong cuộc sống riêng tư, khi mọi người không dành nhiều thời gian cho những hoạt động thực sự quan trọng mà lại “bận rộn” suốt. Giải pháp cho vấn đề này là hiệu quả, có mục đích và hướng tới mục tiêu. Khi đó, mọi nhiệm vụ bạn làm sẽ thúc đẩy giá trị, trong khi những việc ít quan trọng hơn sẽ không thể làm đảo lộn danh sách việc cần làm.

Sử dụng các chiến lược tổ chức, bạn có thể thay đổi hoàn toàn lịch trình ngày làm việc của mình, cho phép thời gian dành cho công việc và cuộc sống cá nhân thực sự có ý nghĩa. Những chiến lược này sẽ giúp bạn đánh giá và sắp xếp thứ tự ưu tiên của mình.

Bảy chiến lược thứ tự công việc

Để sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách tỉ mỉ, hãy tạo ra một lịch trình, đánh giá các nhiệm vụ và sau đó phân bổ thời gian cho những công việc đó – để đạt được hiệu quả cao nhất trong một thời gian ngắn. Khi tổ chức, bạn cũng cần linh hoạt vì sẽ có lúc bạn cần tạm dừng những công việc có mức độ ưu tiên thấp và tập trung vào những việc cấp bách hơn.

1. Lập danh sách tất cả các nhiệm vụ

Chìa khóa để lập lịch trình hiệu quả là hiểu đầy đủ những việc bạn cần làm — cho dù nhiệm vụ đó có nhàm chán đến mức nào, hãy viết nó ra và xem lại. Một mẹo hay để có được bức tranh toàn cảnh là viết ra danh sách cả những công việc công khai và riêng tư trong ngày.

Bất cứ điều gì, cho dù là lấy quần áo từ tiệm giặt hay gặp gỡ trực tiếp với sếp của bạn, đều cần được đưa vào cùng một danh sách. Khi đã liệt kê tất cả các nhiệm vụ, bạn thường có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng về mức độ quan trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thiết và giá trị mà mỗi nhiệm vụ mang lại.

2. Xác định điều quan trọng: Biết mục tiêu thực sự của bạn

Nghe có vẻ giống như một biện pháp quản lý thời gian tức thì, nhưng sắp xếp tổ chức là chìa khóa để giúp bạn hoàn thành các mục tiêu dài hạn của mình. Khi bạn biết mục tiêu của mình thật sự Dù là thăng chức, hoàn thành dự án hay đánh dấu bước ngoặt trong sự nghiệp, bạn sẽ dễ dàng xác định được những công việc có liên quan mật thiết nhất. Bạn cũng nên chia nhỏ những mục tiêu lớn này theo thời gian. Ví dụ: bạn có thể chia nhỏ các mục tiêu trong năm thành danh sách việc cần làm hàng tháng, sau đó hàng tuần, hàng ngày, v.v.

Đối với Alejandro Cerecedo, quản lý cấp cao khách hàng thời trang tại PR Another Company và là thành viên của WeWork Reforma 26 ở Mexico City, việc đặt ra các mục tiêu dài hạn là cách anh ấy gắn kết và đốt cháy toàn thế giới. tập thể mỗi khi năm mới đến. Cerecedo nói: “Chúng tôi thảo luận về các mục tiêu của mình trong công việc cũng như trong cuộc sống và đặt ra một mốc thời gian cho hành trình hướng tới những mục tiêu đó.

Cách suy nghĩ tổng thể này đóng một vai trò quan trọng trong việc tổ chức công việc hiệu quả. Mọi người thường lầm tưởng rằng bận rộn đi đôi với tiến bộ. Tuy nhiên, cả ngày lao đầu vào những công việc chẳng liên quan gì đến mục tiêu cuối cùng chỉ là lãng phí thời gian. Thành thật với bản thân về giá trị lâu dài của mỗi công việc và luôn ghi nhớ mục tiêu cuối cùng.

3. Đánh dấu những việc khẩn cấp

Trong danh sách việc cần làm, bạn cần chỉ định thời hạn cho từng mục. Bằng cách đó, bạn biết những gì cần phải làm ngay và có thể lên kế hoạch trước cho những thời hạn trong tương lai.

Việc đặt thời hạn ngay cả khi công việc không yêu cầu cũng rất quan trọng; nếu không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những nhiệm vụ quan trọng chỉ vì chúng không khẩn cấp. (Chiến lược này cũng hoạt động để giúp bạn tăng năng suất và giảm sự trì hoãn.)

4. Ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp

Trong cuốn sách 7 thói quen của những người hiệu quả cao Được phát hành vào năm 1989, doanh nhân và diễn giả chính Stephen Covey khuyên bạn nên phân loại các nhiệm vụ (và sau đó sắp xếp chúng) theo mức độ quan trọng và cấp bách.

  • Khẩn cấp và Quan trọng: Đây là những việc bạn cần hoàn thành trước tiên
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên lịch những việc này trước thời hạn và không làm gián đoạn
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Đưa cho người khác.
  • Không khẩn cấp và không quan trọng: Xóa khỏi danh sách việc cần làm

Bạn cũng có thể áp dụng một chiến lược khác để đảm bảo những việc quan trọng được ưu tiên – thậm chí nhiều hơn những yêu cầu ban đầu từ những người có liên quan một cách vội vàng hoặc những yêu cầu tự phát “khẩn cấp”. Đó là phương pháp Nhiệm vụ quan trọng nhất. Với chiến lược này, bạn sẽ tạo một danh sách riêng chỉ gồm ba nhiệm vụ bên phải làm ngày hôm đó. Khi chọn ba nhiệm vụ, bạn nên căn cứ vào mức độ quan trọng và sau đó là mức độ khẩn cấp. Xác định không khó, hãy cân nhắc mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhất? Tôi nên làm gì hôm nay để đạt được mục tiêu đó nhanh hơn?

5. Tránh các ưu tiên xung đột

Khi công việc không quá khó khăn, bạn vẫn có thể dễ dàng thu xếp sau. Tuy nhiên, theo nghiên cứu, khi khó khăn dần tăng lên, người ở vị trí cao hơn thường ưu tiên một mục tiêu, còn người ở cấp thấp hơn vẫn mải mê với hàng tá ưu tiên. Tình trạng “một mất một còn” đó là một trong những nguyên nhân làm giảm năng suất, khi những nhiệm vụ quan trọng nhất không được phát huy hết tác dụng.

Giải pháp giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng tại mỗi thời điểm là xác định những yếu tố gây xao nhãng tiềm ẩn – những yêu cầu đồng thời hoặc tự phát – và chủ động tránh chúng trong ngày làm việc. . Ví dụ, khi bạn phải thu thập dữ liệu cho một dự án và thiết kế các trang trình bày cho bản trình bày cùng một lúc, bạn nên ưu tiên một trong hai và tránh mọi công việc, email, tin nhắn hoặc sự chuẩn bị liên quan. phần còn lại của nhiệm vụ.

6. Cân nhắc nỗ lực bỏ ra

Nhìn vào một danh sách dài những việc cần làm, ai cũng không khỏi choáng ngợp trước số lượng việc phải làm, một cảm giác thường dẫn đến trì hoãn và giảm năng suất làm việc. Để “vực dậy” tinh thần, hãy đánh giá công việc theo sự cố gắng.

Nếu danh sách việc cần làm của bạn quá nhiều, hãy ưu tiên những hạng mục cần ít thời gian và công sức nhất và hoàn thành chúng một cách nhanh chóng. Sau khi được lọc, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và có cảm giác hoàn thành công việc, tăng động lực cho ngày dài phía trước.

7. Tiếp tục xem xét và thừa nhận thực tế

Phương pháp “Hoàn thành công việc” (GTD) của nhà tư vấn năng suất David Allen bao gồm năm bước, một trong số đó là sự suy ngẫm cẩn thận. Theo Allen, thường xuyên xem lại danh sách việc cần làm và các ưu tiên là chìa khóa giúp bạn luôn “kiểm soát và tập trung”.

WeWork Coda, Atlanta.

Các mẹo nhanh giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả

Khi bạn nhận ra sự cần thiết của việc sắp xếp thứ tự phù hợp, rất có thể bạn sẽ đột nhiên cảm thấy phức tạp và căng thẳng hơn so với việc lập một danh sách việc cần làm đơn giản. Chúng tôi đã tóm tắt các chiến lược chính được nêu ở trên ngay bên dưới để giúp bạn luôn có tổ chức.

  • Liệt kê mọi thứ: Đặt cả nhiệm vụ công khai và riêng tư vào cùng một danh sách.
  • Đánh giá các mục tiêu dài hạn: Xem xét các mục tiêu dài hạn lớn hơn của bạn và những gì bạn cần làm để đạt được chúng.
  • Chia nhỏ các mục tiêu lớn: Để nắm bắt cách thức hoàn thành các mục tiêu dài hạn, hãy chia nhỏ chúng thành các mốc quan trọng hàng tuần, hàng tháng và hàng năm.
  • Đối với một điều khoản rõ ràng: Chỉ định thời hạn cho tất cả các nhiệm vụ và đặt thời hạn cho chính bạn, ngay cả khi đó là tùy chọn.
  • Áp dụng cách tiếp cận “khẩn cấp và quan trọng”: Ưu tiên những việc khẩn cấp và quan trọng; Đặt thời gian cụ thể cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp và ủy thác hoặc loại bỏ tất cả những việc khác.
  • Lập danh sách MIT hàng ngày: Viết ra ba nhiệm vụ quan trọng nên được hoàn thành vào ngày hôm đó. Ba công việc này phải liên quan đến các mục tiêu lớn trong tương lai.
  • Tránh phiền nhiễu: Chủ động tránh các nhiệm vụ xung đột, đặc biệt là khi công việc trở nên khó khăn hơn.
  • Cân nhắc nỗ lực đã bỏ ra: Khi danh sách quá nhiều, hãy áp dụng quy tắc “dễ trước, khó sau” và hoàn thành công việc dễ dàng một cách nhanh chóng.

Phân bổ thời gian của bạn theo thứ tự ưu tiên và nhìn nhận thực tế một cách hợp lý

Dù bạn có sắp xếp công việc tốt đến đâu thì số lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một ngày vẫn có hạn và tất nhiên, những giây phút mất tập trung là không thể tránh khỏi. Điều quan trọng là phải thực tế khi đặt mục tiêu và tổ chức công việc của bạn. Nếu không, bạn sẽ hiểu lầm những người xung quanh và luôn cảm thấy mình bị tụt lại phía sau.

Hãy nhớ rằng, mục đích của việc tổ chức là dành thời gian làm những việc quan trọng – những việc sẽ tạo ra sự khác biệt về lâu dài và đưa bạn đi đúng hướng. Khi bạn luôn ngăn nắp, bạn sẽ chủ động, tập trung và có mục đích hơn. Mục tiêu là hoàn thành các nhiệm vụ thể hiện sự tiến bộ thực sự và gạt bỏ mọi sự “bận rộn” thoáng qua.

Lưu ý: JavaScript là bắt buộc đối với nội dung này.

Caitlin Bishop là người phụ trách chuyên mục Ý tưởng của chúng tôi của WeWork, hiện sống ở Thành phố New York. Trước đây, cô là phóng viên và biên tập viên cho Mamamia ở Sydney, Úc và các cộng tác viên báo chí Gotham Gazette.

Quan tâm đến một không gian làm việc? Xin vui lòng liên hệ.


Lưu ý: JavaScript là bắt buộc đối với nội dung này.

0 0 votes
Đánh giá bài viết
Subscribe
Notify of
guest
0 Góp ý
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x