Làm thế nào để xây dựng một doanh nghiệp có thể phát triển mà không cần đến bạn

Nhiều doanh nghiệp nhỏ đều bắt đầu theo cách tương tự: người sáng lập có ý tưởng kinh doanh và tầm nhìn. Họ biến điều đó thành hiện thực bằng cách bắt đầu kinh doanh và làm hầu hết mọi thứ.

Họ bán, mua cổ phiếu, quản lý khách hàng, giải quyết vấn đề, phê duyệt thanh toán và lưu giữ những thông tin quan trọng trong đầu hoặc sổ ghi chép của họ. Lúc đầu, điều này thường là cần thiết. Nguồn lực có hạn, đội ngũ ít và chủ sở hữu thường là người có kinh nghiệm nhất trong ngành.

Việc kinh doanh sau đó bắt đầu phát triển và mở rộng. Nó không còn có thể phụ thuộc vào chủ sở hữu để quản lý mọi hoạt động.

Điều giúp doanh nghiệp tồn tại ngay từ đầu cuối cùng có thể trở thành trở ngại lớn nhất cho sự phát triển.

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) nhận thấy thách thức lớn nhất của họ là thiếu khách hàng, vốn hoặc cơ hội.

Mặc dù những điều này rất quan trọng nhưng có một thách thức khác ít được chú ý hơn. Việc kinh doanh trở nên quá phụ thuộc vào chủ sở hữu.

Khi chủ sở hữu tiếp tục là nhân viên bán hàng, giám đốc điều hành, nhóm dịch vụ khách hàng, bộ phận tài chính và người ra quyết định cùng một lúc, kết quả có thể đoán trước được.

Công ty chỉ có thể phát triển nhanh như chủ sở hữu có thể làm việc. Mỗi khách hàng mới tạo ra nhiều áp lực hơn. Mỗi cơ hội mới đều làm tăng độ phức tạp. Sự tăng trưởng trở nên mệt mỏi thay vì bổ ích.

Đây là nơi hệ thống trở nên quan trọng. Một hệ thống chỉ đơn giản là một cách nhất quán để thực hiện một việc gì đó. Đây là một quá trình có thể được lặp đi lặp lại dù chủ sở hữu có mặt hay không.

Hãy suy nghĩ về cách phục vụ khách hàng, cách xử lý đơn hàng, cách thu thanh toán hoặc cách quản lý hàng tồn kho.

Khi những hoạt động này phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ, hoạt động kinh doanh sẽ trở nên mong manh. Khi họ dựa vào các quy trình đơn giản, có thể lặp lại, doanh nghiệp sẽ trở nên ổn định hơn.

Các hệ thống làm giảm sự phụ thuộc vào cá nhân và đó là điều tạo nên sự phát triển. Các chủ doanh nghiệp đã làm theo mô hình triển khai hệ thống này sẽ cho bạn biết rằng hệ thống không chỉ dành cho các tổ chức lớn. Trên thực tế, các doanh nghiệp nhỏ thường cần nó nhiều hơn.

Một danh sách kiểm tra đơn giản có thể là một hệ thống. Một cách tiêu chuẩn để ghi lại đơn đặt hàng của khách hàng có thể là một hệ thống. Quy trình theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán có thể là một hệ thống. Mục tiêu không phải là sự phức tạp. Mục tiêu là sự đơn giản và nhất quán.

Khi công việc được thực hiện lặp đi lặp lại theo cùng một cách, lỗi sẽ giảm và hiệu suất trở nên dễ dự đoán hơn. Khả năng dự đoán tạo ra sự tin tưởng. Niềm tin tạo nên sự tăng trưởng. Một bước quan trọng khác là học cách ủy quyền. Nhiều chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc ủy ​​quyền vì họ tin rằng không ai có thể làm tốt công việc như họ.

Nhưng nếu mọi hoạt động quan trọng đều phụ thuộc vào một người duy nhất thì sự phát triển cuối cùng sẽ đạt đến giới hạn. Giao việc không có nghĩa là mất quyền kiểm soát. Điều này có nghĩa là tạo ra đủ sự rõ ràng để người khác thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.

Điều này đòi hỏi phải đào tạo, giao tiếp và tin tưởng. Nó cũng đòi hỏi phải chấp nhận rằng mọi người có thể làm những việc khác nhau mà vẫn đạt được kết quả mong muốn như nhau. Doanh nghiệp phát triển khi khả năng được phân bổ chứ không phải tập trung.

Công nghệ có thể giúp ích rất nhiều trong lĩnh vực này. Nhiều SME đã sử dụng tiền di động, nền tảng thanh toán và truyền thông kỹ thuật số. Nhưng công nghệ có thể làm được nhiều điều hơn ngoài việc hỗ trợ giao dịch.

Điều này có thể giúp giảm sự phụ thuộc vào bộ nhớ. Càng nhiều thông tin tồn tại trong một hệ thống thay vì trong đầu của ai đó, doanh nghiệp càng dễ dàng hoạt động gắn kết hơn. Công nghệ không thể thay thế cho việc quản lý tốt. Nhưng nó có thể tạo điều kiện cho việc quản lý tốt. Hệ thống mạnh mẽ cũng ảnh hưởng đến cách người khác nhìn nhận về công ty.

Khách hàng nhận thấy sự nhất quán. Các nhà cung cấp đánh giá tổ chức. Nhân viên nhận thấy sự rõ ràng. Người cho vay thông báo kỷ luật. Một doanh nghiệp hoạt động thông qua hệ thống có vẻ đáng tin cậy hơn một doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào một người.

Một bài kiểm tra hữu ích là hãy tự hỏi bản thân một câu hỏi đơn giản: Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn vắng mặt ở công ty trong hai tuần? Hoạt động sẽ tiếp tục mà không có vấn đề?

Liệu khách hàng có còn được phục vụ không? Liệu mệnh lệnh có còn được tôn trọng? Các quyết định vẫn sẽ được đưa ra? Câu trả lời thường tiết lộ mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp vào chủ sở hữu.

Những doanh nghiệp mạnh nhất không phải là những doanh nghiệp mà người chủ làm việc chăm chỉ nhất. Đây là những nơi mà hệ thống tốt cho phép doanh nghiệp tiếp tục hoạt động ngay cả khi chủ sở hữu không tham gia vào mọi quyết định.

Bởi vì sự tăng trưởng không xảy ra khi người chủ bận rộn hơn mà nó xảy ra khi doanh nghiệp trở nên mạnh hơn bất kỳ cá nhân nào.

Hãy nhớ rằng: công nghệ kết nối bạn với các cơ hội. Niềm tin biến các mối quan hệ thành sự phát triển. Mạng lưới đưa doanh nghiệp của bạn đi xa hơn quy mô của nó cho phép.

– Tác giả viết về sự giao thoa của nền kinh tế niềm tin, tăng trưởng và chuyển đổi kỹ thuật số tại các thị trường mới nổi

Thực hiện theo tiêu chuẩn trên